Formulaire A - Pays requérant une approbation signée

Pour valider l'authenticité du formulaire Excel, un directeur ou un fonctionnaire de rang supérieur doit apposer sa signature et/ou son cachet en fonction des procédures internes de l'autorité nationale compétente. Pour ce faire, l'OICS recommande de prendre les mesures ci-après :

•  Après avoir rempli le formulaire au format Excel, il faudrait que l'autorité nationale compétente ne remplisse que la première page de la version papier (en y donnant les mêmes renseignements que dans l'onglet « File Cover » du document Excel) et qu'elle l'imprime ;
• Ce document est à présenter au directeur ou au haut fonctionnaire habilité pour qu'il y appose sa signature, ainsi que son cachet si nécessaire, accompagné d'une note précisant que la première page dûment signée valide les données saisies dans le formulaire Excel pour l'année et le trimestre indiqués ;
• L'autorité nationale compétente peut alors numériser la première page signée et la soumettre avec le fichier Excel par courrier électronique, ou envoyer cette première page sur papier dans un courrier postal adressé à l'OICS. Dans les deux cas, l'OICS conservera dans ses archives la page signée ainsi que le formulaire soumis au format Excel.